在職証明書【無料・テンプレート・word・英語版・書き方・ダウンロード・書式・依頼文・公務員・広島市】
会社員が在職証明書を作成する機会は、なかなかないかもしれませんね。
場合によっては、会社員時代に一度も在職証明書を提出せず、終わるかもしれません。
在職証明書は、企業で勤めているからといって、必要とは限りません。
そもそも在職証明書とは何でしょうか？
在職証明書が必要な時はどんな時？
例えばあなたが広島市に住んでいる公務員で、広島市の保育園に子供を入所させたいとしましょう。
審査に必要な書類の一つとして、在職証明書があります。
子供を保育園に預けなければいけない証明として、在職証明書を提出すれば、事情がわかってもらえるのです。
在職証明書とは、現在会社に就労中の方が、会社の人事などにいえば発行してもらえる申請書類です。
フリーランスや自営業の方は、在職証明書を発行してもらえません。
企業に属しているわけではないからです。
在職証明書が必要なシーンは、上記の例であるように保育園に子供を入所させたいときなどがあります。
そのほか、転職の際にも在職証明書が求められるケースがあります。
転職先が在職の事実を知りたい時に、在職証明書を発行して提出するのです。
転職先としては、あなたが本当に就労していたという事実が欲しいのです。
在職証明書を提出することによって、経済力のアピールにもなります。
在職証明書の呼び方は複数ある？
「在職証明書」とここではいっていますが、そのほかにも同じ意味として使われる呼び方が複数あります。
- 雇用証明書
- 就業証明書
- 在籍証明書
- 勤務証明書
などと呼ばれます。
英語版ではCertificate of Employmentといいます。
全部覚える必要はないですが、どの呼び方で呼ばれても何の書類かわかるようにしておきましょうね。
在職証明書を発行するのは誰の仕事？
在職証明書を作るのは、基本的に人事部です。
社員自らは作成しません。
そのため、基本的に社員は在職証明書をもらうだけなので、特に面倒な処理はないでしょう。
ただ、人事部に発行を依頼するという部分が大切です。
人事部が自動的に在職証明書を発行することはなく、社員に求められたら作成し、発行するという流れです。
人事部は在職証明書を求められたら、却下する理由がありません。
速やかに処理しましょう。
在職証明書は正社員だけではなく、派遣社員やアルバイトにも発行することがあります。
雇用形態は関係ないのですね。
退職してからでも、人事部は退職者から「在職証明書」の依頼があったら速やかに発行し、郵送します。
退職日から2年以内であれば、在職証明書の発行を前職場に依頼できます。
在職証明書のテンプレートを無料でダウンロード
インターネットでは、在職証明書のテンプレートを無料で配布しているところがあります。
テンプレートを使えば、書式を自分で考える必要はないでしょう。
wordで在職証明書を作成するのが面倒な時も、在職証明書のテンプレートをダウンロードすれば便利です。
https://pdf.wondershare.jp/templates/work-certificate-template.html
在職証明書には依頼文が必要？
在職証明書の書き方も最初は戸惑うかもしれませんが、在職証明書の依頼文も大切です。
企業に在職証明書を求める時は、依頼文と一緒に添えると丁寧です。
ビジネスマナーとして覚えておきましょう。
メールで依頼する時も、いきなり在職証明書の話に入るのではなく、季語を使った挨拶文から入り、在職証明書についての本文に移ります。
「さて」「早速ですが」などの枕詞を置いてから主文に入りましょうね。
そして最後には結語が必要です。
メールの件名にも「在職証明書」という言葉を入れ、何の書類についてかがひと目でわかるようにしましょう！